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Guida HotelGestionale


Indice


Installazione, avvio e back-up
Configurazione
La gestione delle prenotazioni
Gestione dei documenti fiscali. Creazione di fatture, ricevute, schedine p.s. istat
Anagrafiche: clienti, ditte, agenzie, fornitori
Utility
Yeld Management
Sincronizzazione con Booking online e channel manager
Procedura di aggiornamento
Fatturazione elettronica
BACKUP





Download software

E’ disponibile una versione sempre aggiornata del software sul sito web ufficiale del prodotto, ai seguenti indirizzi:

1. Sistema operativo Windows: http://www.hotelgestionale.it/demo/hgestionalewin.zip

2. Sistema operativo Machintosh: http://www.hotelgestionale.it/demo/hgestionale.zip

Installazione su computer

Dopo aver scaricato il file .zip sul proprio computer (link per il download), si procede con la decompressione (estrazione dei file .zip) in un'unica cartella, preferibilmente sul desktop, utilizzando WinZip, WinRar oppure la funzionalità di decompressione presente nel sistema operativo in uso.

Il file scaricato contiene 2 files e 2 cartelle:

I file 1. e 2. sono rispettivamente il file eseguibile di Hotel Gestionale e il file di database (dove sono immagazzinate le informazioni gestite dal programma - file di database per il backup).

Nota. Noi consigliamo di cliccare su “salva file con nome” e decomprimere la cartella del programma sul desktop così da essere sempre sottomano per essere eseguita.

Risorse

Attivazione del software e primo login

 

Per attivare il programma, dovete essere in possesso di una Email ed una Chiave di attivazione fornite dal rivenditore.

In caso non aveste queste informazioni, potete richiederle contattandoci ai numeri di telefono ed email presenti sul sito ufficiale del programma http://www.hotelgestionale.it

Per attivare il programma occorre eseguire il file “Hotel Gestionale.exe” presente dentro la cartella di installazione (come decompressa), inserire l'email e la key per la validazione del programma e cliccare sul pulsante Verifica. Attendere la chiusura automatica della maschera.

LOGIN

Per poter eseguire il primo accesso, occorre lanciare nuovamente il programma cliccando su “Hotel Gestionale.exe” ed inserire le credenziali di accesso inviate nell'email di attivazione.

Installazione versione di rete

 

PREREQUISITI

Non occorre un server per far funzionare il sistema. Qualsiasi computer può fungere da server.

Schema funzionamento:

HOW TO

In questa mini-guida illustreremo la procedura di installazione dell’ambiente per far funzionare il gestionale su un pc qualsiasi scelto come server.

Alla fine di questo documento avremo un pc che fungerà da server per far funzionare i vari client che si collegheranno ad esso.

Possiamo suddividere la procedura in 3 passi fondamentali:

1. INSTALLAZIONE DELL'AMBIENTE SUL PC SERVER

Per gestire facilmente la creazione e la gestione del database mysql - necessario per far funzionare il sistema - occorre scaricare ed installare il web server Xampp disponibile all’indirizzo http://www.apachefriends.org/it/xampp.html

Una volta installato e lanciato, accertarsi che i campi apache e mysql (porta 3306) siano con il segno di spunta verde ed attivi.

2. CREAZIONE DEL DATABASE SU PC SERVER

Cliccare sul pulsante “admin” riferito alla voce mysql della finestra precedente.

Creare un nuovo database importando ed eseguendo le istruzioni contenute dentro il file database.sql :

Una volta creato il database, occorre selezionarlo e cliccare sul tab “privilegi” e in fondo alla pagina sul link “aggiungi utente”:

Si apre una finestra simile a questa sottostante:

Per finalizzare, cliccare su “aggiungi utente” in basso a destra.

 

LINK PER SCARICARE DATABASE SQL

http://hotelgestionale.it/demo/sqldbrete.txt

 

3. CONFIGURAZIONE DEL CLIENT

In ogni computer che si vuole collegare via rete al server di database appena creato, incluso il pc stesso che abbiamo usato come server, occorre spostare dentro la cartella di installazione del programma hotelgestionale il file db.txt da noi fornito configurandolo come segue:

Parametro

Spiegazione

db_host

l'ip locale della macchina in cui abbiamo installato xamp

db_port

inseriamo 3306

db_name

nome del database

db user

username che abbiamo inserito in precedenza

db pass

Password che abbiamo inserito in precedenza

 

Un esempio di configurazione potrebbe essere:

db_host=localhost;

db_port=3306;

db_name=hgestionale;

db_user=root;

db_pass=rootpass;

Cosi facendo avremo un client che si connetterà in tempo reale al database e potrà consultare e modificare i dati presenti sul database.

Infine occorre eliminare l’eventuale file hgestionale.rsd presente nella directory di installazione.

 

LINK PER SCARICARE FILE db.txt DI ESEMPIO

http://hotelgestionale.it/demo/db.txt

Utilizzo del programma

1. Il programma hotelgestionale non si installa nell’elenco dei programmi di windows o mac, ma si lancia semplicemente cliccando sul file eseguibile “Hotel Gestionale” che si trova dentro la cartella di installazione.

2. E’ possibile creare un collegamento veloce sul desktop e/o sulla barra delle applicazioni.

3. Dopo il primo login, la prima operazione da compiere è la configurazione dei dati generali dell’hotel, delle camere (tipologie, numeri e preparazione camera), dei supplementi, delle aliquote Iva e della tassa di soggiorno e canali di acquisto (si veda il cap. 1)

4. Tutte le finestre/maschere di gestione hanno lo stesso layout e la stessa logica di funzionamento:

a) Il tasto “Nuovo” è sempre posto in basso a sinistra;

b) Per modificare (es. una prenotazione, una fattura, una schedina ps, ecc.) è sempre necessario selezionare la voce interessata e poi cliccare il tasto “Modifica”;

c) I tasti “Modifica”, “Cancella”, “Stampa” sono sempre posti a destra;

d) Per mantenere qualsiasi modifica eseguita, bisogna sempre cliccare su “Salva”.

e) I comandi “Stampa 1” e “Stampa 2”, posti sempre sulla destra, permettono di stampare il documento in due formati diversi: con stampa 1 si avrà un formato di stampa A4 (layout verticale - foglio intero); con stampa 2 si avrà la stampa doppia del documento sul medesimo foglio A4 (layout orizzontale);

f) Tutte le finestre di gestione hanno una “query di ricerca” per facilitare la ricerca di valori specifici (es. ricerca per nome, id, ecc.).

5. Ogni finestra deve essere sempre chiusa prima di aprirne un’altra per evitare conflitti tra loro.

6. Le prenotazioni possono essere inserite dal menu Prenotazioni>Nuova prenotazione oppure con la funzione “drag-and-drop” (trascinamento sul planning).

7. Quando si inserisce la prenotazione, per selezionare le date di check-in/check-out, cliccare due volte sulla data scelta per chiudere la “tendina”.

8. Nella finestra Nuova prenotazione, il campo “Riferimento” è il nome generico di riferimento per la prenotazione: può coincidere con uno degli occupanti oppure con chi fa la prenotazione (es. agenzia).

Planning e comandi sul planning

Dopo aver fatto il login, la pagina principale con cui ci si interfaccia è il Planning generale:

Il planning consente di visualizzare a colpo d’occhio lo stato delle prenotazioni per mese.

La prima schermata che appare è quella del mese corrente; aiutandovi col mouse potrete scorrere il planning (da sinistra verso destra e viceversa) e visualizzare gli altri mesi. E’ possibile vedere il planning anche degli anni passati usando la funzione in basso a sinistra “cambia anno di visualizzazione”.

Le prenotazioni appaiono sul planning con delle frecce colorate (per l’assegnazione del colore, vedi cap. 2).

Al passaggio del mouse sulla “freccia” appare un riepilogo della prenotazione; invece, cliccandovi sopra con il tasto destro, si accede ai comandi veloci per modificare la prenotazione e creare la fattura/ricevuta/schedina ps.

COMANDI VELOCI DISPONIBILI SUL PLANNING
  1. Pulsante Nuova prenotazione in basso a destra;
  2. Aprire l’elenco delle prenotazioni: pulsante Prenotazioni in basso a destra;
  3. Ricerche veloci delle prenotazioni, tramite ID o nome, utilizzando la barra di ricerca (pulsante Barra);
  4. Aggiornare il planning: pulsante Aggiorna
  5. Modificare le tariffe e le disponibilità del channel manager: pulsante Modifica tar e disp.
  6. Scaricare le prenotazioni da booking online o channel manager: pulsante Scarica preno
  7. Drag-and-Drop per creare o spostare una prenotazione.

Back-up dei dati

BACK-UP VERSIONE MONO-POSTAZIONE 

Il software Hgestionale può essere salvato comodamente su una memoria esterna, es. una chiavetta USB o un hard-disk esterno.

Il file più importante per il back-up perché contiene tutti i dati inseriti, è il file di database: hgestionale.rsd

Per avere quindi un back-up dei dati è sufficiente conservare periodicamente una copia del file di database hgestionale.rsd.

Per avere, invece, una copia completa di tutto il software bisogna conservare una copia dell’intera cartella di installazione di HotelGestionale.

 

oppure

La copia di back-up del database può essere eseguita anche nel modo seguente:

1. Dal menu principale di HotelGestionale, cliccare sulle voci Configurazione>Aggiornamento database. 

2. Nella maschera visualizzata, cliccare sul pulsante Esegui back-up (in basso a sinistra). Salvare quindi il file sul proprio pc per avere la copia di back-up del file di database.

 

 

 

 

BACK-UP VERSIONE DI RETE

Il file di database della versione di rete è un file sql che viene generato accedendo a phpmyadmin dall'indirizzo web:

http://localhost:8888/phpmyadmin/   oppure    http://localhost/phpmyadmin/

 

Per ottenere il back-up dei dati per la versione di rete, è necessario collegarsi alla pagina di gestione phpmyadmin, selezionare il database Hgestionale ed eseguire l'esportazione completa di tutte le tabelle su un file in formato sql. 

ecco un video dimostrativo:

 

 

Visualizzare la versione in un uso ed inviare ticket di assistenza

Dal menu principale, selezionare Aiuto:

1. Cliccando su Versione, si ottengono informazioni sulla versione del gestionale in uso:

2. Cliccando su Richiedi assistenza, si apre la maschera utile per l'invio di un ticket di assistenza per ottenere il supporto tecnico:

Configurazione anagrafica Hotel

La configurazione Hotel permette di registrare i dati anagrafici e fiscali della propria struttura e quindi consente di aggiungere automaticamente l’intestazione a fatture e ricevute.

Dal menu a tendina Configurazione, selezionare Hotel.

Inserire i dati anagrafici e fiscali della struttura e cliccare su “Salva”.

Configurazione Camere

Per configurare le camere, è necessario prima creare le tipologie di camere e poi inserire tutte le camere di cui la struttura dispone.

 

Configurazione tipologie di camere

Dal menu a tendina Configurazione, selezionare Camere e poi Tipologia.

Si aprirà la finestra di gestione delle tipologie di camere (es. doppia, tripla, matrimoniale).

Usare il tasto Nuovo (in basso a sinistra) per creare una nuova tipologia di camere; usare i tasti Modifica o Cancella (laterali a destra)per modificare o eliminare una tipologia di camere inserita.

Nuova tipologia di camera

Cliccare sul pulsante Nuovo e, nella finestra visualizzata, digitare il nome della tipologia e poi cliccare su Salva.

La finestra chiede di specificare altre informazioni riguardanti il conteggio della biancheria.

Queste informazioni sono necessarie solo se si vuole utilizzare la funzione “gestione lavanderia” (cap. 5).

Configurazione parametri per gestione lavanderia:

1. Campo Configurazione, selezionare dal menu a tendina la voce corrispondente a scelta tra le opzioni disponibili:

2. Nel riquadro conteggio per lavanderia, selezionare per ogni voce il tipo di Conteggio e di Cambio biancheria.

Cliccare su Salva.

Configurazione numero e nome camera

Solo dopo aver inserito le tipologie di camere, si inseriscono le camere che saranno visualizzate sul planning.

Dal menu Configurazione>Camere>Camere si accede alla finestra di gestione delle camere.

Usare il pulsante Nuovo, per inserire una Nuova camera; usare i pulsanti Modifica ed Elimina, per modificare e/o eliminare una camera inserita.

Inserire una nuova camera.

Per inserire una nuova camera, cliccare sul pulsante Nuovo; nella finestra visualizzata inserire i dati richiesti e cliccare su Salva

Le informazioni su numero, nome e codice sono le uniche obbligatorie.

Nel campo tipologia si dovrà selezionare il tipo di camera tra le opzioni possibili (tipologie configurate, come sopra).

Il campo Tipo Tariffazione consente di definire il tipo di tariffazione da applicare alla camera cioè se tariffa a persona oppure a camera, informazione utile nel caso si utilizzano i Listini.

Il campo codice consente di gestire l’ordine di disposizione delle camere sul planning. In particolare, se si vuole ottenere uno specifico ordine di elenco delle camere sul planning, è necessario assegnare, ad ogni camera, codici alfanumerici crescenti a partire da A01A02, A03, A4 ….A09, B01, B02 ….B09, C01, ecc.

Configurazione preparazione camere

E’ possibile definire le opzioni di scelta per la preparazione delle camere, utili per l’elaborazione del foglio ai piani, es. letti uniti, letti separati, letto matrimoniale, ecc. (per il foglio ai piani vedi cap. 2)

Dal menu a tendina Configurazione>Camere, selezionare Preparazione Camere.

Usare i comandi Nuovo, Modifica e Cancella rispettivamente per inserire una nuova voce di preparazione camera, modificare o eliminare un’opzione precedentemente inserita. 

Configurazione dei Listini

 

Nota. Configurare i listini solo dopo aver configurato le camere.

La configurazione dei listini consentirà il calcolo automatico della tariffa in base alla tipologia di camera, al tipo di tariffazione (camera o a persona) e al periodo.

La mancata configurazione dei Listini non interferisce con il funzionamento dell’Hgestionale. Infatti a propria discrezione, si può decidere di inserire manualmente la tariffa totale per la prenotazione oppure di calcolarla tramite applicazione del listino.

Configurazione nomi listini

Dal menu Configurazione>Listini>Listini.

Nella maschera visualizzata utilizzare il comando Nuovo per creare nuovi listini; utilizzare i pulsanti Modifica e Cancella, per modificare e/o eliminare un listino.

Creare un nuovo listino

Per creare un nuovo listino, cliccare sul tasto Nuovo (in basso a sinistra).

Digitare il nome da applicare al listino e cliccare su Salva.

Nota. Il campo agenzia non è obbligatorio. Le opzioni di scelta corrispondono alle agenzie configurate (vedi cap. 4).

Dettaglio tariffe/ Dati listini

Per inserire il dettaglio dei prezzi di un listino (tariffe, periodo, tipologia di camera, trattamento e occupanti): accedere al menu Configurazione>Listini>Dati Listini per aprire la maschera di gestione Dati Listino.

Utilizzare il comando Nuovo per creare nuovi listini; utilizzare i pulsanti Modifica e Cancella, per modificare e/o eliminare i dati di un listino.

Nuovo Dati Listino

Per aggiungere i prezzi di un listino, selezionare il pulsante Nuovo.

Nella maschera visualizzata si inseriscono le informazioni richieste:

Cliccare su Salva, per salvare i Dati del Listino.

Nota. Per avere un listino completo per stagione e per camere, è necessario ripetere più volte la procedura “nuovi dati listini”: infatti bisogna creare tanti “mini listini” quanti sono le camere e i periodi stagionali.

Configurazione dei supplementi (Servizi extra)

E’ possibile aggiungere i servizi extra ad ogni prenotazione. Tali servizi devono prima essere configurati sotto la voce Supplementi.

Dal menu, selezionare Configurazione>Supplementi.

Nuovo supplemento, modifica ed elimina

Per aggiungere un nuovo supplemento, cliccare sul tasto “Nuovo” (in basso a sinistra).

Inserire le informazioni richieste (codice, nome, descrizione e costo supplemento) e cliccare su Salva. 

Per modificare e/o eliminare un supplemento, usare i tasti “Modifica” e/o “Cancella”.

Nota. Il costo del supplemento può essere sempre modificato all'interno di una prenotazione.

Contatore e aliquote per fatture e ricevute

Dal menu selezionare le voci Configurazione>Contatore e Aliquote.

Con questa maschera sarà possibile gestire:

Numero corrente dei documenti fiscali

Nei campi dedicati alla numerazione fiscale, digitare il numero della fattura/ricevuta corrente (ultima emessa).

Gestione separata aliquote per fatture e servizi

La gestione separata delle aliquote permette di gestire l’applicazione di aliquote differenti al momento della contabilizzazione:

Configurazione tassa di soggiorno

Se si vuole gestire automaticamente il calcolo della tassa di soggiorno per ogni prenotazione, è necessario configurarla.

Dal menu selezionare le voci Configurazione>Contatore e Aliquote. 

Nella maschera di gestione Contatori e Aliquote, flaggare la casella Applica tassa di soggiorno e poi digitare l’importo della tassa a persona ed il numero massimo di notti per il conteggio.

La tassa di soggiorno sarà conteggiata direttamente sulla fattura/ricevuta.

Nota. Se si preferisce gestire la tassa di soggiorno manualmente, lasciare liberi il flag Applica tassa di soggiorno. In questo modo, l'importo della tassa di soggiorno potrà essere inserito al momento della contabilizzazione del documento fiscale (creazione fatture/ricevute – vedi cap. 3).

Canali di acquisto

Ad ogni prenotazione è possibile specificare il canale di acquisto (es. agenzia, proprio sito, telefono, portali, ecc.) e ottenere il calcolo automatico dell’eventuale commissione dovuta.

Per configurare i canali di acquisto, dal menu selezionare le voci Configurazione>Canali di acquisto.

Per inserire un canale di acquisto, cliccare sul tasto Nuovo. Inserire il nome provenienza (es. booking.com) e la percentuale di commissione.

Per modificare e/o eliminare dall’elenco un canale di acquisto, usare i tasti “Modifica” e/o “Cancella”.

Operatori

Dal menu Configurazione, selezionare la voce Operatori.

E’ possibile creare nuovi utenti assegnando loro la funzione di Operatore o Amministratore:

Per inserire un nuovo amministratore/operatore, cliccare su Nuovo ed inserire le informazioni richieste nella finestra visualizzata:

Per modificare o eliminare un utente, usare i tasti “Modifica” e/o “Cancella.

Nota. Il sistema non tiene la tracciabilità delle operazioni per operatore.

La procedura di modifica è valida anche per il cambio password dopo il primo accesso.

Segmentazione clientela ed inserimento di eventi

Per chi desidera raccogliere informazioni sul target dei clienti e sulle motivazioni di soggiorno, è possibile configurare la Segmentazione della clientela e gli Eventi.

Dal menu selezionare le voci Configurazione>Segmentazione clientela oppure Configurazione>Eventi.

Nelle maschere di gestione dedicate, per inserire una nuova categoria (segmento clientela od evento), cliccare su Nuovo ed inserire le informazioni richieste.

Per modificare e/o eliminare segmento/evento, usare i tasti “Modifica” e/o “Cancella” nelle rispettive maschere di gestione.

Tutti gli eventi o Segmenti clienti come configurati, saranno opzionabili all'interno di una prenotazione (Modifica prenotazione>Tag Yeld Management)

Gestione dei colori delle prenotazioni

Per distinguere lo stato delle prenotazioni sul planning, l’Hotel Gestionale usa una legenda di colori standard che assegna automaticamente:

E' possibile personalizzare i colori di default. Dal menu selezionare le voci Configurazione>Colori prenotazione.

Per modificare i colori di default cliccare sul riquadro del colore e selezionare quello desiderato.

  

Altre configurazioni - Salvataggio documenti

E’ possibile eseguire una scansione del documento di riconoscimento del cliente e salvarne una copia sul gestionale.

Prima di eseguire la scansione è necessario definire il percorso di salvataggio del documento.

Dal menu Configurazione, selezionare la voce Altre configurazioni, quindi indicare il percorso e salvare.

Altre configurazioni - Margini di stampa 2

E' possibile personalizzare i margini di stampa per i documenti fiscali (fatture/ricevute) da stampare in formato "stampa 2"

Dal menu principale selezionare Configurazione>Altre configurazioni.

Quindi definire i margini di stampa superiore, inferiore, destro, sinistro e Salvare.

Nazioni e province

Nel gestionale è precaricato di default un elenco completo di Province e Nazioni.

Per ogni eventualità, è possibile configurare una nuova nazione o provincia, modificarle od eliminarle.

Dal menu principale selezionare Configurazione>Nazione (o Provincia).

Utilizzare i comandi Nuovo, Modifica e Cancella rispettivamente per inserire una nuova nazione/provincia, modificarla e cancellarla.

Aggiornamento database

Periodicamente sono eseguiti, e messi a disposizione dell’utente, gli aggiornamenti sul software.

Per aggiornare la versione del software in uso, selezionare Aggiornamento database dal menu Configurazione e seguire la procedura di aggiornamento (cap. 8).

Inserimento di una nuova prenotazione

Le prenotazioni possono essere inserite:

In tutti i casi, è comunque visualizzata la medesima maschera di gestione di una Nuova prenotazione.

Gli unici dati obbligatori perché possa essere salvata una nuova prenotazione sono:

Tutte le altre informazioni sono importanti, ma non obbligatorie per la registrazione di una prenotazione; quindi possono essere aggiunte in seguito tramite la procedura di modifica (ciò per garantire la tempestività di inserimento di una prenotazione per es. telefonica).

Queste sono tutte le informazioni richieste nella maschera di una Nuova prenotazione:

  1. Data check-in e check-out*: selezionare le date di arrivo e partenza dal calendario (fare doppio click sulla data) oppure digitarle manualmente nel formato gg/mm/anno. Il sistema calcolerà automaticamente le notti;
  2. Riferimento*: digitare nome e cognome del cliente; con il pulsante “Cerca” è possibile selezionare il nome del cliente qualora già presente nel database;
  3. Camera: assegnare la camera al cliente. Dal pulsante   è possibile scorrere l’elenco delle camere (per la configurazione delle camere vedi Cap. 1) e selezionare quella di interesse. La scelta della camera non è necessaria ai fini dell’inserimento di una nuova prenotazione; è possibile assegnare in un secondo momento la camera  in modo da meglio gestire, ad es. eventuali periodi di overbooking (vedi elenco camere non assegnate par. 2.6);
  4. Trattamento: selezionare il trattamento pertinente: XX: Nessun trattamento, BB: Bed and Breakfast, HB: Half board – Mezza pensione, FB: Full Board – Pensione intera
  5. Recapito telefonico: inserire un recapito telefonico del cliente;
  6. Email di contatto: inserire l’email del cliente. Tutte le email inserite in questo campo saranno raccolte in una specifica sezione dell’Hgestionale per consentire l’utilizzo della funzione DEM (vedi cap. 5).
  7. Canale di acquisto: indica la modalità con cui il cliente ha acquistato la sua prenotazione; è possibile selezionare tra le opzioni configurate (vedi configurazione canali di acquisto cap. 1). Nota. Il calcolo della commissione sarà automatico solo in questa fase di inserimento della prenotazione.
  8. Arrivato/ Prepagato: flaggare la casella di interesse se il cliente al momento della prenotazione è arrivato e/o se la camera è prepagata;
  9. Adulti, Bambini, Infanti: specificare il numero di persone;
  10. Esenti tassa: inserire eventuali clienti esenti tassa. Il campo non incide su alcun calcolo. Ha la stessa funzione di un’annotazione e sarà visualizzato nel file di esportazione dati Excel (vedi cap. 5);
  11. Acconto: digitare un importo qualora il cliente abbia già versato un acconto;
  12. Totale: digitare l’ammontare della prenotazione oppure lasciare in bianco e calcolare il totale tramite la funzione Listini - se configurati (vedi sotto);
  13. Commissione: sarà calcolata automaticamente in base al canale di acquisto scelto per la singola prenotazione; è altresì possibile digitare manualmente l’importo in euro. Nota. Il calcolo della commissione sarà automatico solo in questa fase di inserimento della prenotazione;
  14. Colore prenotazione: per facilitare la gestione delle prenotazioni, è possibile creare una legenda personalizzata assegnando un colore. Se non si seleziona alcun colore, il sistema assegnerà di default un colore (rosso). E’ possibile modificare l’assegnazione del colore di default dal menu configurazione (vedi cap. 1 – Gestione colori prenotazione).
  15. Agenzia: selezionare l’eventuale agenzia tramite cui il cliente ha fatto la prenotazione; nella tendina appariranno quelle configurate (per la configurazione delle Agenzie vedi cap. 4). Nota. Per tutte le prenotazioni fatte per il tramite di agenzie, le fatture al Cliente avranno importo pari a zero, salvo il caso di addebiti per supplementi extra non inclusi.
  16. Ditta: selezionare l’eventuale ditta di riferimento per la prenotazione. Ciò permetterà di emettere eventuale fattura o ricevuta intestate alla ditta anziché all’occupante;
  17. Tipo di pagamento: selezionare la tipologia di pagamento scelta dal cliente;
  18. Da saldare: flaggare se il cliente deve ancora saldare la prenotazione;
  19. Listino: scegliere il listino dei prezzi da applicare alla prenotazione corrente, a scelta tra quelli configurati (vedi configurazione dei listini,  cap.1);
  20. Calcola: dopo la selezione del listino, cliccare sul pulsante “Calcola” per visualizzare il totale della prenotazione secondo il listino prezzi prescelto;
  21. Note al check-in/ check-out/ Interne: in questi campi è possibile annotare delle postille alla prenotazione. Nota. Le uniche note visibili sul foglio ai piani/del giorno sono le Note al check-in)

Per inserire la prenotazione nel database, clicca su Salva.

*informazioni obbligatorie

 

Inserimento di una prenotazione tramite Drag-and-drop

La funzione drag&drop consente di creare o modificare una prenotazione direttamente sul planning:

1. Inserire una nuova prenotazione con il drag&drop.

Sul planning si trascina il puntatore del mouse a partire dal giorno di check-in e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, lo si rilascia sul giorno di check-out; in automatico sarà aperta la finestra di inserimento di una nuova prenotazione; inserire i dati necessari e cliccare su Salva. La sarà visibile sul planning per il periodo selezionato.

2. Fare un cambio camera con il drag&drop.

È possibile spostare la prenotazione in qualsiasi altro punto del planning utilizzando la funzione di trascinamento, ossia si clicca sulla prenotazione e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, comparirà una “manina” che permetterà di spostare la prenotazione da una camera all’altra.

3. Modificare la durata o il periodo di una prenotazione con il drag&drop.

a) E’ possibile modificare la durata della prenotazione (modificare il giorno di check-out): cliccando sul bordo destro della freccia, comparirà una “manina”; continuando a fare pressione e trascinando verso destra o sinistra sarà cambiato il giorno di check-out.

b) Oppure è possibile spostare la prenotazione in qualsiasi altro periodo utilizzando la stessa funzione di trascinamento.

4. Avere un riepilogo veloce della prenotazione.

Passando con il mouse su ogni “freccia” è possibile visualizzare i dettagli salienti della singola prenotazione.

5. Modificare la prenotazione.

Cliccando con il tasto destro del mouse sulla “freccia della prenotazione” sarà possibile accedere ai comandi veloci di: “modifica”, “crea fattura”, “crea ricevuta”, “crea schedina ps.”.

Nota 1. Per trascinare una prenotazione sul planning è necessario posizionare il mouse al centro della relativa “freccia”.

Nota 2. Per accedere velocemente alla finestra di modifica di una prenotazione, fare clic col tasto destro sulla freccia (è stato eliminato il doppio click).

Nota 3.  Per scrollare il planning dall’alto verso il basso e viceversa, utilizzare lo scrolling del mouse.

Assegnazione di un colore ad una prenotazione

Quando si inserisce una nuova prenotazione, il colore assegnato di dafault è il rosso.

E’ comunque possibile cambiare sia il colore ad ogni prenotazione sia il colore di default:

1. Per cambiare il colore di default, si veda il Cap. 1 (Gestione dei colori prenotazione).

2. Per cambiare il colore durante l’inserimento di una nuova prenotazione o durante la modifica di una prenotazione, cliccare sul pulsante del colore per accedere alla finestra delle opzioni di scelta.

 

 

 

Elenco e gestione delle prenotazioni

Dal menu Prenotazioni, selezionare Elenco prenotazioni per visualizzare l’elenco di tutte le prenotazioni registrate:

In questa maschera è riportato l’elenco delle prenotazioni in ordine cronologico di inserimento.

Utilizzando la query di ricerca è possibile filtrare la lista inserendo i termini di ricerca desiderati.

Le prenotazioni di colore verde indicano prenotazioni settate come “Arrivato”.

Nell'elenco, per ogni prenotazione si specifica:

Per la gestione delle prenotazioni, attraverso i pulsanti posti a destra, questa maschera consente di eseguire diverse azioni:

  1. Cancellare una prenotazione dal database: selezionarla e cliccare sul tasto “Cancella”;
  2. Modificare la prenotazione
  3. Stampare la prenotazione
  4. Generare la schedina P.S della prenotazione
  5. Creare la fattura/ricevuta/nota di accredito della prenotazione
  6. Visualizzare il conto totale di una prenotazione e dei servizi extra/supplementi

Nota. Per eseguire una delle azioni è necessario selezionare la prenotazione di interesse.

 

Modificare una prenotazione

Per modificare una prenotazione:

- sul planning, individuare la prenotazione, cliccarvi sopra con il tasto destro del mouse e selezionare Modifica Prenotazione;

oppure

- nell'elenco delle prenotazioni, individuare la prenotazione, selezionarla con il mouse e cliccare sul pulsante Modifica.

In entrambi i casi si aprirà la seguente finestra:

E' possibile modificare tutte le informazioni sulla prenotazione ed inserirne di nuove. In particolare:

  1. Inserire gli occupanti (anagrafiche clienti), i servizi extra (supplementi) e nuove camere.
  2. Assegnare uno status alla prenotazione: flag arrivato/partito/cancellata/no-show/da saldare;
  3. Inserire informazioni di Yeld management e le note;
  4. Visualizzare i documenti già emessi;
  5. Visualizzare il Conto, Creare fattura e Creare ricevuta della prenotazione

La maschera di modifica è composta dalle sotto finestre Dettaglio, Yeld management, Documenti e Note:

Dettaglio prenotazione: Inserire o modificare una camera, inserire servizi extra e anagrafiche occupanti

Nella maschera di modifica di una prenotazione, sotto la voce Dettaglio, è possibile inserire/modificare le informazioni riguardanti le camere, i servizi extra e le anagrafiche occupanti.

 

 

A. MODIFICARE LA CAMERA E DARE INDICAZIONI SULLE MODALITA' DI PREPARAZIONE DELLE CAMERE 

Per modificare le camere di una prenotazione, nella finestra di Modifica della prenotazione>Riquadro camere:

1. Prima selezionare la camera

2. Poi cliccare sul tasto “Modifica” (a destra del riquadro camera)

Per ogni camera, è possibile modificare/aggiungere le seguenti informazioni:

Invece, per aggiungere altre camere alla prenotazione, cliccare sul tasto “Inserisci” oppure "Inserisci multiplo" per aggiungere più camere dentro la stessa prenotazione.

 

B. INSERIRE I SUPPLEMENTI (SERVIZI EXTRA) ALLA PRENOTAZIONE (RIF. RIQUADRO SUPPLEMENTI)

I servizi extra di una prenotazione sono aggiunti alla camera di una prenotazione. Quindi, per aggiungere e/o modificare i supplementi (servizi extra) ad una prenotazione, è necessario:

1. prima selezionare la camera (nel riquadro camere)

2. e poi cliccare sui tasti Inserisci (o Modifica )(a destra del Riquadro supplementi).

Ciò consente di inserire supplementi (servizi extra) ad ogni camera nel caso in cui alla prenotazione ci sono più camere assgnate (si pensi alle prenotazioni di gruppo).

Le opzioni di scelta di servizi extra/supplementi sono quelle configurate (cap. 1 Configurazione supplementi). I prezzi e le quantità per ogni supplemento sono modificabili.

 

C. INSERIRE L'ANAGRAFICA DEI CLIENTI: GLI OCCUPANTI

Vedi anagrafiche occupanti

 

Dettaglio prenotazione: anagrafica occupanti e scansione documento

A. INSERIMENTO L'ANAGRAFICA DEI CLIENTI: GLI OCCUPANTI (RIF. RIQUADRO OCCUPANTI)

L’inserimento degli occupanti e di tutte le informazioni anagrafiche sono necessarie per eseguire correttamente la procedura di generazione delle schedine di p.s. e delle schedine Istat TurItWeb.

 

 

Per inserire un nominativo è necessario:

1. aprire la maschera per la Modifica di una prenotazione

2. nel riquadro camere, prima selezionare la camera (soltanto cliccandovi sopra con il mouse)

3. proseguire con l’inserimento del cliente (nel riquadro occupante). Per inserire un occupante, utilizzare i pulsanti:

cerca, se il nominativo è già presente nel database

inserisci, se il cliente è nuovo

Ogni occupante inserito, può essere modificato od eliminato (rispettivi tasti “Modifica” e “Elimina”).

Se si sceglie la tipologia Membro gruppo oppure Familiare, sono richiesti solo i dati anagrafici e non anche quelli del documento di riconoscimento.

Le informazioni Tipo turismo e Mezzo di trasporto sono richiesti per l’elaborazione delle schedine Istat TurItWeb.

B. SCANSIONE DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO

Per ogni cliente è possibile eseguire una scansione del documento di riconoscimento per conservarne una copia sul gestionale.

Prima di effettuare la scansione, configurare il percorso di salvataggio (vedi cap. 1, Configurazione>Altre configurazioni)

Per scansionare il documento di riconoscimento, nella maschera Gestione Clienti selezionare la sotto-finestra Documenti; quindi cliccare sul pulsante Scansiona documento:

 

Il documento scansionato potrà essere visualizzato, modificato od eliminato.

 

Yeld management e tariffe giornaliere di una prenotazione

In ogni prenotazione è possibile inserire informazioni utili ai fini statistici di Yeld management, ossia:

canale di acquisto e importo della commissione, la lingua degli occupanti, agenzia di prenotazione, evento prenotazione, target clientela (opzioni da configurare – vedi cap. 1), tariffe giornaliere.

Per inserire e/o modificare queste informazioni, bisogna:

1. aprire la maschera per la modifica di una prenotazione

2. cliccare sulla voce "yeld management" per visualizzare la sezione dedicata.

TARIFFE GIORNALIERE

Per la ogni prenotazioni è possibile visualizzare e/o calcolare le tariffe giornaliere, che serviranno per ottenere le analisi statistiche dei dati (in particolare per il rev-par).

Le tariffe giornaliere sono calcolate automaticamente in base al totale della prenotazione, ma è possibile comunque modificarle oppure eliminare ed inserirle di nuovo.

Nota. Per tutte le prenotazioni precedenti a questo aggiornamento, le tariffe giornaliere devono essere calcolate manualmente cliccando sul pulsante Calcola. Ciò vale solo per chi esegue un aggiornamento del gestionale ad una nuova versione.

Per le analisi dei dati, si veda la voce di menu Yeld management>Analisi dei dati; da qui sarà possibile scaricare su un file excel i dati statistici mensili (cap. 6).

Note e documenti di una prenotazione

INSERIMENTO DI NOTE

E’ possibile aggiungere delle postille alla prenotazione utilizzando le funzioni “Note al check-in”, “Note al check-out”, “Note interne”.

Le note al check-in sono corredate di appositi campi per l’inserimento dell’ora di arrivo e dei relativi “trattamenti di arrivo e di partenza”.

Tutte le note al check-in sono visualizzate anche nel foglio ai piani e nel foglio del giorno.

Tra le note interne, c'è anche la possibilità di annotare le informazioni sugli esenti tassa e sul gruppo.

Per inserire le note ad una prenotazione bisogna:

1. aprire la maschera di modifica della prenotazone

2. selezionare la voce Note per visualizzare la sezione dedicata.

 

VISUALIZZARE I DOCUMENTI DI UNA PRENOTAZIONE

Per ogni prenotazione è possibile prendere conoscenza di eventuali documenti fiscali già emessi.

Per visualizzare i documenti emessi:

1. aprire la maschera di Modifica di una prenotazione

2. cliccare sulla voce Documenti per visualizzare la sezione dedicata:

Ogni documento elencato (fatture, ricevute, note di accredito) può essere visualizzato, utilizzando il tasto “Visualizza”.

Inserire prenotazioni di gruppo

Il gestionale consente di inserire le prenotazioni di gruppo. La procedura consiste nel creare prima una prenotazione su una singola camera e poi, tramite la modifica della stessa, l'inserimento delle altre camere del gruppo.

Ecco gli step da seguire:

1. Inserimento di una nuova prenotazione: inserire normalmente una Nuova prenotazione su una singola camera.
Nel campo riferimento digitare il nome del gruppo o il riferimento di chi sta facendo la prenotazione; nel campo adulti digitare il numero di occupanti totali. Usare il campo Note per aggiungere eventuali postille alla prenotazione di gruppo. Quindi salvare la prenotazione.

2. La prenotazione del gruppo (con una sola camera) è adesso visibile sul planning. Quindi con il tasto destro del mouse, cliccarvi sopra e selezionare Modifica prenotazione.

3. Nella maschera di Modifica della prenotazione, bisogna ora inserire tutte le altre camere del gruppo con indicazione di ogni adulto/bambino per camera.
Nel riquadro dedicato alle camere inserire tutte le camere del gruppo utilizzando i pulsanti Inserisci oppure Inserisci multiplo.

4. Al momento del check-in tutti i clienti del gruppo saranno registrati all'interno della prenotazione, nella camera assegnata, utilizzando la normale procedura di inserimento degli occupanti.

 

Stampare una prenotazione e visualizzare il conto

 STAMPARE IL DETTAGLIO DI UNA PRENOTAZIONE

Aprire l'elenco delle prenotazioni dal menu principale Prenotazioni>Elenco prenotazioni. Nella maschera visualizzata, cercare e selezionare la prenotazione, quindi cliccare su Stampa e seguire le usuali operazioni di stampa. 

VISUALIZZARE IL CONTO DI UNA PRENOTAZIONE

Il conto di una prenotazione può essere visualizzato in tre modi:

1. Dall'elenco delle prenotazioni, menu Prenotazioni>Elenco Prenotazioni. Nella maschera selezionare la prenotazione e usare i pulsanti Conto 1 o Conto 2:

2. Dal planning, tramite la barra di ricerca posta lateralemente a sinistra: digitare il riferimento della camera per visualizzare la prenotazione, quindi cliccare sul pulsante Conto, posto in basso a destra.

3. Dalla maschera di modifica di una prenotazione: aprire la modifica di una prenotazione e cliccare sul pulsante Conto posto in basso a sinistra.

Notifica alla questura: creare la schedina P.S. di una prenotazione (Procedura veloce)

Prima di creare la schedina ps, accertarsi di avere inserito correttamente tutti gli occupanti nella camera della prenotazione.

Le schedine p.s. possono essere elaborate in due modi: dal menu documenti per creare ex novo una schedina (vedi cap. 3) oppure utilizzando la seguente procedura veloce:

Step 1. Sul planning individuare la prenotazione e cliccarvi con il tasto destro del mouse, quindi selezionare Crea Schedina P.S.

Step 2. Comparirà un messaggio che indica “Schedina generata con successo!”;

Step 3. Si aprirà automaticamente una maschera che contiene l’elenco delle schedine P.S. La prima in ordine di elenco corrisponde a quella appena generata.

Le informazioni della schedina PS possono essere modificate, cliccando sul pulsante Modifica.

Step 4. Selezionare la schedina ps appena generata e cliccare sul pulsante “file txt alloggiatiweb”: sarà elaborato un file txt da salvare sul proprio pc.

Step 5. Accedere al portale Alloggiati web e fare l’upload del file txt salvato sul proprio pc.

Nel caso ci fossero errori sulla schedina ps, questi saranno evidenziati ed il portale Alloggiati web non farà proseguire con la procedura di upload del file.

Creare la fattura e la ricevuta di una prenotazione (Procedura veloce)

La procedura veloce per creare fatture (o ricevute o note di accredito) funziona solo se sono già stati inseriti gli occupanti (e/o un’agenzia e/o una ditta).

E’ possibile creare la fattura, la ricevuta e la nota di accredito di una prenotazione, utilizzando i comandi veloci “Crea fattura”, “Crea ricevuta”, “Crea n. accredito” presenti sulla maschera di gestione delle prenotazioni (menu Prenotazioni>Elenco prenotazioni). 

Oppure direttamente sul planning, ove è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla prenotazione e selzionare la voce Crea FatturaCrea ricevuta.

CREARE LA FATTURA DI UNA PRENOTAZIONE

Cliccando sul pulsante Crea fattura, si avvia la procedura per la fatturazione:

  1. si apre una finestra che chiede 'Cosa vuoi fare?', ossia bisogna indicare le modalità per la contabilizzazione del documento. Quindi scegliere a chi intestare la fattura (occupanti, agenzia o ditta, a scelta solo se sono stati inseriti nella prenotazione gli occupanti, l'agenzia o la ditta), se intestare tutto ad uno solo oppure se separare il totale tra gli occupanti (o dividere il totale della camera e il totale degli extra tra occupante e agenzia/ditta). 
  2. Dopo aver scelto l’intestatario, cliccare sul pulsante Contabilizza.
  3. In automatico si apre la maschera che contiene l’elenco delle fatture. Le fatture sono elencate in ordine cronologico di creazione: il primo visualizzato corrisponde all’ultimo documento creato.
  4. Per visualizzare la fattura e/o inserire ulteriori dettagli circa il pagamento o nuovi addebiti, selezionarla nell'elenco e cliccare sul pulsante Modifica: nella maschera di gestione della fattura è quindi possibile modificare, cancellare e/o inserire nuovi addebiti, cambiare manualmente l’intestatario del documento, inserire/modificare l’importo della tassa di soggiorno, digitare eventuali note.
  5. Per stampare la fattura, utilizzare i pulsanti Stampa 1 o Stampa 2, rispettivamente per stampare la fattura in unica copia A4 o per stampare la fattura in duplice copia, layout orizzontale A4.
  6. Per cancellare una fattura, selezionarla nella maschera di gestione delle fatture e cliccare sul pulsante Cancella.

La stessa procedura vale anche per le Ricevute e le Note di Accredito. Per approfondimenti su fatture, ricevute, note di accredito, vedi cap. 3.

Alla maschera di gestione delle fatture si accede anche da Documenti>Fatture.

Gestione delle prenotazioni di un’agenzia

In genere le prenotazioni fatte tramite un’agenzia sono pagate direttamente dall’agenzia, mentre al Cliente si addebita (eventualmente) il costo dei soli servizi extra (supplementi).

PROCEDURA PER L'INSERIMENTO DI UNA PRENOTAZIONE DI UN'AGENZIA

Step 1. Innanzitutto bisogna inserire l'anagrafica dell'agenzia: dal menu selezionare Anagrafiche>Agenzie>Nuovo (per approfondimenti su Anagrafica agenzia, vedi cap.4)

Step 2. Inserire una Nuova Prenotazione e nel campo Agenzie, selezionare l'agenzia di riferimento.

Step 3. Inserire gli occupanti e i servizi extra nella maschera di Modifica di una prenotazione.

CONTO DELLA PRENOTAZIONE DI UN'AGENZIA

Se la prenotazione è intermediata da un’agenzia, il conto della prenotazione, per l’importo della camera, sarà pari a zero.

In particolare:

- Se si utilizza il pulsante conto 1, sarà visualizzato il conto totale pari alla somma tra conto servizi extra (se inseriti) e conto tassa di soggiorno (se configurata), mentre la camera avrà importo pari a zero.

- Se si utilizza il pulsante conto 2, sarà visualizzato il conto camera più tassa di soggiorno, ma anche in questo caso l’importo della camera sarà pari a zero.

CREARE LA FATTURA O RICEVUTA PER LA PRENOTAZIONE DI UN'AGENZIA

1. Per fatturare una prenotazione fatta tramite agenzia, si procede normalmente con la procedura Crea fattura/Crea ricevuta (sul planning, cliccare con il tasto destro del mouse sulla prenotazione).

2. Nella finestra che si apre in cui si chiede "Cosa vuoi fare?", selezionare l'opzione “Dividi camera ed extra così”: per la voce Camera, selezionare l’agenzia di riferimento; mentre per la voce Extra, selezionare il nome dell’occupante. Quindi cliccare su Contabilizza.

3. Dopo aver cliccato su Contabilizza, saranno create automaticamente due fatture (o due 2 ricevute):

- la prima intestata all’agenzia con importo pari al totale della camera;

- la seconda intestata al cliente/occupante con importo pari al totale dei servizi extra/tassa di soggiorno. 

VISUALIZZARE TUTTE LE PRENOTAZIONI DI UN'AGENZIA

E' possibile visualizzare tutte le prenotazioni collegate alla stessa agenzia ed ottenere una lista con indicazione del totale delle commissioni dovute.

Dal menu principale selezionare Anagrafiche>Agenzie. Nella maschera di gestione delle Agenzie, selezionare con il mouse l'agenzia di interesse e cliccare sul pulsante Stampa Preno. Si otterrà una lista completa delle prenotazioni collegate all'agenzia e stampabile.

Nota. Se non si vuole utilizzare la funzione automatica di contabilizzazione della fattura per agenzia (ma si vuole solo tenere traccia dell’agenzia di riferimento con calcolo della commissione) bisogna semplicemente configurare l’agenzia come un canale di acquisto (per la configurazione dei canali di acquisto, vedi par. 1.6).

Gestione delle prenotazioni di una ditta

 

Se un cliente chiede di avere la fattura intestata alla propria ditta, si può procedere in due modi:

- se è una ditta non abituale, allora si può creare la fattura con la procedura veloce: sul planning, cliccare sulla prenotazione con il tasto destro, intestare la fattura al cliente e poi Modificare la fattura e l'intestazione inserendo i dati fiscali della ditta (per modificare una fattura, dal menu selezionare Documenti>Fatture, selezionare la fattura e cliccare sul pulsante Modifica. Si aprirà la maschera per la modifica della fattura).

Oppure si può creare una Nuova fattura recuperando l'ID di una prenotazione (per questa procedura vedi cap. 3)

- se è una ditta abituale, seguire la seguente procedura:

Step 1. Innanzitutto bisogna inserire l'anagrafica della ditta: dal menu selezionare Anagrafiche>Ditte>Nuovo (per approfondimenti su Anagrafica ditta, vedi cap.4)

Step 2. Inserire una Nuova Prenotazione e nel campo Ditte, selezionare la ditta di riferimento.

Step 3. Inserire gli occupanti e i servizi extra nella maschera di Modifica della prenotazione.

CREARE UNA FATTURA O RICEVUTA DI UNA PRENOTAZIONE ALLA DITTA

Per fatturare una prenotazione direttamente alla ditta si procede normalmente con la procedura Crea fattura/Crea ricevuta (sul planning, cliccare con il tasto destro del mouse sulla prenotazione).

2. Nella finestra che si apre in cui si chiede "Cosa vuoi fare?", selezionare l'opzione "Intesta tutto a" e scegliere la ditta

3. Se è necessario addebitare eventuali servizi extra solo al cliente selezionare l'opzione “Dividi camera ed extra così”: per la camera selezionare la ditta, mentre per i servizi extra, selezionare il cliente. Saranno automaticamente create due fatture: quella dei servizi extra intestata al cliente, quella della camera intestata alla ditta.

Gestione degli acconti delle prenotazioni

 
INSERIRE GLI ACCONTI IN UNA PRENOTAZIONE

L’acconto di una prenotazione può essere inserito in due modi:

1. Durante la procedura di inserimento di una prenotazione, come acconto unico:

2. Durante la modifica di una prenotazione, ove è possibile inserire più acconti e specificare sia la data che la modalità di pagamento. Nella maschera di Modifica Prenotazione, selezionare la voce Acconti ed inserire gli acconti utilizzando il pulsante Inserisci:

 

VISUALIZZARE IL CONTO E IL TOTALE DEGLI ACCONTI

Nella visualizzazione del conto, è indicato l’importo totale della prenotazione, l’acconto versato e il residuo da pagare. Per visualizzare il conto, cercare la prenotazione nell'elenco delle prenotazioni (Menu Prenotazioni>Elenco prenotazioni) e cliccare su Conto. Oppure sul planning, cercare la prenotazione nella Barra di ricerca e cliccare su Conto:

 

 

CREARE LA FATTURA (O RICEVUTA) PER UN ACCONTO

1. Se si conoscono i dati anagrafici e il documento del Cliente, seguire la seguente procedura:

Step 1. Modificare la prenotazione ed inserire l’occupante.

Step 2. Creare la fattura/ricevuta (sul planning, cliccare con il tasto destro del mouse sulla prenotazione, selezionare la voce e contabilizzare il documento intestandolo al cliente).

Step 3. Modificare la fattura/ricevuta. Bisogna visualizzare la fattura/ricevuta nell'elenco (menu Documenti>Fatture o Ricevute) e cliccare sul pulsante Modifica. Quindi nel riquadro Prodotti selezionare o eliminare la voce esistente e utilizzare i pulsanti Modifica o Elimina per inserire la voce Acconto-Caparra confirmatoria con indicazione dell'importo già versato dal cliente. 

Step 4. Salvare la fattura/ricevuta e stamparla.

2. Se non si conoscono le informazioni anagrafiche del cliente, quindi non è possibile seguire la procedura di cui sopra con inserimento dell'occupante, seguire i seguenti step:

Step 1. Prendere il numero di ID della prenotazione (sul planning spostarsi con il cursore del mouse sulla prenotazione per visualizzare la finestra di dettaglio dove è indicato l'ID).

Step 2. Dal menu selezionare Documenti>Fatture (o Ricevute) e creare una nuova fattura/ricevuta (pulsante Nuovo).

Step 3. Nel campo dedicato Recupera informazioni, inserire l'ID della prenotazione e cliccare sul pulsante Recupera valori. Saranno recuperate le informazioni della prenotazioni (camera e importo totale dovuto), quindi modificare il nome del prodotto ed inserire la voce CaparraAcconto. 

In alternativa è possibile creare una nuova fattura in cui si inserisce manualmente l'acconto e la descrizione (nel riquadro prodotti>pulsante Inserisci).

Nota. Se si utilizza la procedura di recupera valori, della fattura (o ricevuta) creata sarà tenuta traccia all'interno della prenotazione (nella sezione dedicata al riepilogo dei documenti emessi nella maschera di Modifica della prenotazione)

Step 4. Inserire l’intestatario.

Step 5. Salvare la fattura/ricevuta e stamparla.

 

 

GESTIONE DELLA FATTURA (O RICEVUTA) SUL SALDO

Il sistema gestionale non genera automaticamente la fattura a saldo di una prenotazione di cui è già stato contabilizzato l'acconto.

Per contabilizzare il pagamento a saldo, si suggerisce la seguente procedura:

Step 1. Individuare la prenotazione sul planning ed eseguire il comando di Modifica.

Step 2. Dalla sezione dedicata ai Documenti di una prenotazione già emessi, visualizzare la fattura (o ricevuta) già emessa per l'acconto per averne cognizione e verificare che l'acconto già contabilizzato corrisponda all'importo indicato sulla maschera di prenotazione. Quindi verificare qual è il saldo dovuto dal cliente.

Step 3. Elaborare una nuova fattura (o ricevuta) accedendo al menu Documenti>Fatture o Ricevute ed inserire il numero di ID della prenotazione per recuperare tutti i valori (inclusi eventuali addebiti per servizi extra)

Step 4. Nel riquadro prodotti, modificare l’importo e inserire l'importo del saldo dovuto per la camera (eventualmente modificare descrizione del prodotto camera)..

Step 5. Ultimare la fattura (o ricevuta) in tutte le sue parti, salvarla e stamparla.

 

 

Elenco check-in e check-out

 

Per ottenere l'elenco degli arrivi e delle partenze per un giorno selezionato, dal menu Prenotazioni selezionare le voci check-in oppure check-out. Selezionare il giorno da elaborare per ottenere un elenco completo dei check-in o dei check-out per la giornata indicata.

 

Elenco prenotazioni “Con opzione” e “Da saldare”

 

Selezionando “Con Opzione” oppure “Da saldare” dal menu a tendina Prenotazioni, è possibile visualizzare l’elenco di tutte le prenotazioni inserite con un'opzione oppure tutte quelle ancora da saldare.

Nota. Per opzione si intende la data comunicata dal cliente quale termine massimo per la conferma o disdetta della sua prenotazione. 

Situazione camere libere e disponibilità per tipologia di camera

 

Situazione camere libere 

E' possibile visualizzare l'elenco delle camere libere per un range di date selezionate.

Dal menu principale selezionare Prenotazioni>Situazione camere libere. Quindi inserire il periodo di riferimento e cliccare sul comando Cerca.

L’elenco è stampabile.

 

Disponibilità per tipo di camera

Per visualizzare l'elenco mensile delle disponibilità per tipologia di camera, bisogna invece utilizzare la voce di menu disponibilità per tipo di camera.

Quindi cliccare sulla voce di menu Prenotazioni>Disponibilità per tipo di camera e selezionare il mese da visualizzare.

 

Il foglio è stampabile.

Camere non assegnate

Selezionando Camere non assegnate dal menu a tendina Prenotazioni, è possibile visualizzare l’elenco delle prenotazioni alle quali non è stata assegnata alcuna camera.

E’, infatti, possibile inserire una prenotazione ed assegnare in un secondo momento la camera, ad es. per meglio gestire i periodi di overbooking.

Inoltre è riportato anche l’elenco delle prenotazioni scaricate dal booking online (phpbooking) o dal channel manager (hotel.bb), alle quali è necessario assegnare il numero di camera.

Per assegnare una camera, selezionare la prenotazione e cliccare su Modifica; quindi inserire la camera nella sezione dedicata della maschera di Modifica Camera:

Foglio del giorno

Per elaborare il foglio del giorno delle prenotazioni, dal menu selezionare Prenotazioni>Foglio del giorno, quindi scegliere la data da elaborare per visualizzarlo.

Il foglio del giorno contiene l’elenco delle prenotazioni del giorno con indicazione di: Numero adulti (A), Numero bambini (B), Camere, Cliente, Pagamento, Check-in, check-out, numero notti, Pagato, Totale, Acconto, Note al check-in, Totali (adulti, bambini, acconti, giornaliero).

Foglio ai piani

Per elaborare il foglio ai piani (ossia il foglio da consegnare al personale addetto ai piani), dal menu Prenotazioni selezionare Foglio ai piani, quindi inserire il giorno da elaborare per visualizzarlo.

Il foglio ai piani contiene l’elenco delle prenotazioni del giorno con indicazione di: numero camera, cliente, check-in e check-out, numero notti, numero adulti e bambini, preparazione della camera, trattamento.

Il foglio ai piani può anche essere esportato su un file excell: cliccare sul pulsante Esporta (in alto a destra) e seguire la procedura.

 

 

Foglio ristorante

E' possibile ottenere il Foglio Ristorante del giorno, ossia il riepilogo delle prenotazioni con indicazione dei trattamenti colazione, pranzo, cena per il giorno selezionato.

Il foglio ristorante è composto da tre fogli in cui le prenotazioni sono distinte come “in casa”, “in partenza” ed “in arrivo” e per ognuna di esse indica la tipologia di trattamento e il numero di adulti e bambini.

Per visualizzare il foglio ristorante, selezionare dal menu Prenotazioni>Foglio Ristorante, quindi scegliere il giorno da elaborare. 

Chiusura giornaliera

Per avere un riepilogo dei documenti fiscali emessi nella giornata è possibile elaborare il foglio di Chiusura giornaliera.

Dal menu Prenotazioni selezionare Chiusura Giornaliera, quindi scegliere il giorno da elaborare.

Il foglio indica il tipo di documento emesso, il numero di emissione, l'intestazione, il tipo di pagamento, l'imponibile, l'iva e il totale degli incassi.

Nota. Nella chiusura giornaliera saranno elencate solo le fatture/ricevute che sono contrassegnate con il flag "Pagato".

Gestione e creazione di fatture

GESTIONE FATTURE

Tutte le fatture emesse sono disponibili accedendo al menu Documenti>Fatture. Cliccando su Fatture si apre la maschera di gestione che consente di creare una nuova fattura, modificarla e stamparla.

CREARE UNA NUOVA FATTURA

Per creare una nuova fattura senza utilizzare la procedura veloce, dal menu principale selezionare Documenti>Fatture>Fatture, quindi cliccare sul pulsante Nuovo (posto in basso a sinistra sulla maschera di gestione delle fatture).

La Nuova Fattura riporta in automatico il numero, la data di emissione, i dati anagrafici e fiscali della struttura (queste informazioni sono da configurare, vedi cap.1).

Tutte le altre informazioni sono da inserire manualmente e riguardano:

1. dati fiscali del cliente/intestatario;

2. prodotti/servizi acquistati dal cliente. Per inserire i prodotti acquistati dal cliente è possibile seguire due procedure:

a) Compilando manualmente il riquadro prodotti: utilizzare i pulsanti Inserisci, Modifica ed Elimina rispettivamente per inserire, modificare o eliminare un prodotto/servizio acquistato. 

Oppure

b) Utilizzare il pulsante “Recupera valori”: inserire  l'ID della prenotazione e cliccare sul pulsante: saranno così recuperati i servizi e i totali della prenotazione.

Nota. Ogni prenotazione ha un proprio ID visibile: 1) Sulla maschera di elenco delle prenotazioni, affianco di ogni prenotazione, 2) sul planning, nella “tendina” che compare passando con il cursore del mouse sulla prenotazione, 3) Sulla maschera di modifica della singola prenotazione, nell’intestazione, in alto. 

3. Tassa di soggiorno: digitare manualmente l’importo della tassa di soggiorno solo se non si è impostato il calcolo automatico (Configurazione Contatori e aliquote)

4. “Pagato” o Sospeso": per indicare la data ed il metodo di pagamento oppure per indicare i giorni di “sospeso”. Se si flagga la casella "Pagato", la fattura sarà presente sul foglio della chiusura giornaliera.

La fattura sarà creata dopo aver cliccato sul pulsante Salva e sarà elencata nella maschera di gestione delle fatture.

Il totale della fattura comprende la tassa di soggiorno (esente IVA).

MODIFICARE E CANCELLARE LA FATTURA

Visualizzare la maschera di gestione delle fatture e  selezionare la fattura:

a) Per modificare: cliccare sul tasto “Modifica”. E’ possibile modificare tutti i campi scrivibili, inclusi i prodotti e i servizi acquistati, il totale della fattura, la tassa di soggiorno, l’intestatario.

Salvare le modifiche cliccando sul tasto Salva.

b) Per cancellare: cliccare sul tasto “Cancella”. La fattura è eliminata definitivamente.

STAMPARE UNA FATTURA

Nella maschera di gestione/elenco fatture, selezionare la fattura da stampare e cliccare sul tasto “Stampa 1” oppure “Stampa 2”.

Stampa 1: permette di stampare una copia della fattura in formato A4.

Stampa 2: stampa una duplice copia della fattura, su un foglio formato A4 con layout orizzontale.

STAMPARE LA LISTA DELLE FATTURE

E’ possibile stampare l’elenco delle fatture emesse. Sulla maschera di gestione/elenco fatture, cliccare sul tasto Stampa liste e seguire la procedura di stampa.

ELENCO FATTURE IN SOSPESO

Dal menu, selezionare Documenti>Fatture>Sospesi.

E’ possibile filtrare e visionare solo le fatture in sospeso. Le fatture in sospeso possono essere modificate, stampate e/o cancellate.

Quando una fattura in sospeso sarà saldata, bisognerà modificarla come Pagata. In questo modo la fattura sarà eliminata dall’elenco dei sospesi.

 

Ricevute

La gestione delle ricevute ha lo stesso funzionamento dell fatture. Possono essere emesse in due modi:

- tramite la creazione di una nuova procedura (menu Documenti>Ricevute>Ricevute)

- tramite la “procedura veloce” 

Per la gestione delle ricevute, dal menu selezionare Documenti>Ricevute e visualizzare la maschera di gestione delle ricevute.

Quindi usare il pulsante Nuovo per creare una nuova ricevuta, il pulsante Modifica per modificare una ricevuta già creata, il pulsante cancella per eliminare definitivamente una ricevuta, i pulsanti Stampa 1/Stampa 2 per stampare.

Creare le schedine PS per la notifica alla questura. Formato elettronico per l’invio telematico (Portale Allogiati Web)

Hotel Gestionale consente di elaborare le schedine di pubblica sicurezza ps (schedine ps) per l’invio online sul portale Alloggiati Web.

Per l’elaborazione della schedina ps si può scegliere tra due diverse procedure:

- invio di un singolo file per ogni prenotazione

oppure

- invio di un unico file giornaliero di riepilogo delle schedine ps delle prenotazioni con medesima data di arrivo.

Tutte le schedine ps sono sempre elencate e disponibili nella maschera di gestione delle schedine ps, disponibile alla voce di menu Documenti>Schedine ps>Elenco schedine ps.

1. CREARE LA SCHEDINA PS PER OGNI PRENOTAZIONE PER L'INVIO DI UN FILE DIVERSO PER OGNI PRENOTAZIONE

Per velocizzare la procedura, consigliamo di creare la singola schedina ps direttamente dalla prenotazione (sul planning, cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare crea schedina ps). Il file txt elaborato conterrà la schedina per una sola prenotazione e dovrà essere inviato alla questura tramite il portale Alloggiati web. 

E' comunque possibile creare una nuova schedina ps utilizzando una schedina vuota. Dal menu selezionare Documenti>Schedine P.S.>Elenco schedine p.s.. Si apre la maschera di gestione delle schedine ps. Quindi cliccare sul pulsante “Nuovo” per visualizzare una schedina ps vuota e inserire manualmente e correttamente tutte le informazioni richieste, ossia:

Cliccare sul pulsante Salva per creare la schedina.

Elaborare il file txt della schedina ps per l'invio alla questura (portale Alloggiati Web)

Per ottenere il file txt della schedina ps, dal menu selezionare Documenti>Elenco schedine ps. Quindi selezionare la schedina ps e cliccare sul pulsante File txt alloggiatiweb.

Compare un messaggio “Sto generando la schedina…” e subito è richiesto di salvare il file la schedina ps sul pc (in formato txt). Assegnare un nome e selezionare la destinazione di salvataggio (desktop o altra cartella preferita).

Questo è il file che dovrà essere utilizzato per notificare alla questura la singola prenotazione tramite upload sul portale Alloggiati Web.

Modifica e cancellare una schedina ps

- Nella maschera di gestione delle schedine ps, selezionare la schedina e cliccare sul tasto Modifica. Tutti i campi sono modificabili. Cliccare su Salva.

- Per eliminare, selezionare la schedina e cliccare sul tasto Cancella posto in alto a destra.

2. SCHEDINE PS - ELABORAZIONE DEL FILE UNICO GIORNALIERO

Invece che elaborare una schedina ps per ogni prenotazione, si può decidere di elaborare un'unica schedina ps giornaliera che registra tutti gli arrivi del giorno in un unico file.

Questa procedura sostituisce l’elaborazione delle schedine ps per singola prenotazione.

Prima di elaborare il file giornaliero, è necessario verificare che in ogni prenotazione del giorno siano inseriti gli occupanti e le corrette tipologie di occupanti.

Per ottenere il file giornaliero con gli arrivi del giorno, dal menu selezionare Documenti>Schedine ps> Genera schedine ps giornaliere.

In automatico, il gestionale apre una finestra del pc per il salvataggio del file; quindi assegnare un nome e scegliere la destinazione di salvataggio (desktop o su una cartella preferita).

Il file salvato è un file txt, leggibile con un editor di base per file di testo.

Questo è il file che dovrà essere utilizzato per notificare alla questura, tramite il portale Alloggiati web, gli arrivi del giorno.

3. INVIO ONLINE DELLA SCHEDINA PS - PORTALE ALLOGGIATI WEB 

Per inviare online la schedina ps giornaliera o singola, accedere alla propria area riservata del portale Alloggiati web:

https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/

Eseguire il logina al portale con le proprie credenziali e seguire le indicazioni per l’invio della schedina tramite upload del file.

Elaborazione dati statistici per i flussi turistici – Protocollo Turistat Sicilia

Hgestionale supporta l’elaborazione dei dati statistici finalizzate all’adempimento Istat solo per:

PROTOCOLLO TURISTAT (VALIDO SOLO PER LA REGIONE SICILIA)

La funzione Turistat consente di collegare direttamente l’Hgestionale al portale di rilevazione dei flussi turistici utilizzato in Sicilia.

Dal menu principale selezionare Documenti>Protocollo Turistat>Operazioni giornaliere per accedere alla funzione.

LOGIN AL PORTALE TURISTAT DA GESTIONALE

Per utilizzare la funzione del gestionale Protocollo Istat, è necessario comunicare all’ufficio regionale competente l’utilizzo di un Pms.

La prima operazione da fare quindi è il Login al portale Turistat dal Gestionale.

Cliccando su Operazioni giornaliere, si aprirà una finestra che chiederà di inserire le credenziali di accesso al proprio account Turistat.

Esempio di Username e Password

Hotel Code: TRS-IT-SIC-00000

Username: BTTCLR81S42423DE

Password: unapswacaso

OPERAZIONI GIORNALIERE TURISTAT

Nota. Le operazioni di check-in, check-out e chiusura devono essere eseguite giornalmente e solo dopo aver generato la schedina ps. delle prenotazioni.

Selezionare l’operazione da eseguire (check-in, check-out o chiusura) e il giorno da elaborare, quindi cliccare su Esegui.

Le prenotazioni in check-in e le prenotazioni in check-out del giorno selezionato, saranno comunicate e registrate sul portale Turistat.

 

 

Elaborazione dati statistici per i flussi turistici - Istat TurItWeb (Emilia Romagna, Abruzzo, Sardegna, Firenze, Prato e Pistoia)

La funzione Istat TurItWeb consente di inviare i dati per l’elaborazione statistica dei flussi turistici, secondo i protocolli TurItWeb adottati dalle regioni: Emilia Romagna, Abruzzo, Sardegna, Marche (tra pochi mesi) e le province di Firenze, Prato, Pistoia.

La procedura prevede la creazione della schedina Istat TurItWeb per ogni prenotazione e poi la generazione di un unico file giornaliero da inviare tramite il portale TurItWeb della propria provincia/regione.

Note.

1. Per elaborare la schedina Istat TurItWeb di una prenotazione, è necessario aver inserito tutte le anagrafiche degli occupanti e aver specificato la tipologia di occupante (Capofamiglia, capogruppo, membro gruppo, membro familiare, ospite singolo).

2. La tipologia dell’occupante dovrà sempre corrispondere con quella indicata sulla schedina Istat TurItWeb.

3. Sulla schedina Istat TurItWeb, per ogni camera dovrà anche essere specificato il capo gruppo/famiglia/ospite singolo.

ELABORAZIONE SCHEDINA ISTAT TURITWEB DI UNA PRENOTAZIONE - PROCEDURA VELOCE

Individuare sul planning la prenotazione da elaborare e, con il cursore del mouse, posizionarsi sopra, quindi cliccare con il pulsante destro: selezionare “Crea Scheda ISTAT TurItWeb” per aprire la scheda istat.

La schedina riporta in automatico l’ID della prenotazione e gli occupanti.

Per ogni occupante si deve specificare:

- se ha pagato la tassa di soggiorno (nella colonna dedicata, cliccando sulla freccia si aprirà una tendina SI/NO).

- la tipologia di alloggiato (nella colonna dedicata, cliccando sulla freccia  si aprirà una tendina per la selezione)

Il capofamiglia/capogruppo/ospite singolo della prenotazione sarà sempre evidenziato in blu perché ogni capofamiglia/capogruppo/ospite singolo dovrà sempre essere associato alla camera in questo modo: con il cursore del mouse ci si posiziona sul capofamiglia/capogruppo/ospite singolo e nella parte bassa della schedina istat eseguire l'assocuazione della camera (selezionando la camera e cliccando Associa).

Nota. Questa operazione di associazione deve essere sempre fatta sia per le prenotazioni singole che per le prenotazioni di gruppo (e per ogni camera delle prenotazioni di gruppo).

CREAZIONE NUOVA SCHEDINA ISTAT TURITWEB TRAMITE ID DI PRENOTAZIONE

Per ogni evenienza, la schedina Istat TurItWeb può essere creata come nuova da una scheda vuota. Dal menu principale, seleziona Documenti>Istat TurItWeb>Gestione schedine Istat: sarà aperta la maschera per la creazione di una nuova schedina Istat TurItWeb. Inserendo l’ID della prenotazione di riferimento, cliccando su recupera valori, saranno recuperati i dati degli occupanti:

Per ogni occupante si deve specificare se ha pagato la tassa di soggiorno: nella colonna dedicata, cliccando sulla freccia  si aprirà una tendina (SI/NO).

Il capofamiglia/capogruppo/ospite singolo della prenotazione sarà sempre evidenziato in blu: questo perché ogni capofamiglia/capogruppo/ospite singolo dovrà sempre essere associato alla camera con un’azione specifica: se con il cursore del mouse ci si posiziona sul capofamiglia/capogruppo/ospite singolo si attiverà l’opzione di associazione della camera (parte bassa della schedina Istat).

CREAZIONE DEL FILE ISTAT TURITWEB GIORNALIERO

Dopo aver creato le schedine Istat TurItWeb di ogni prenotazione del giorno (con la stessa data di check-in), è necessario elaborare la schedina giornaliera (unica e riepilogativa) delle schedine Istat TurItWeb da inviare tramite upload sul proprio portale Istat.

Dal menu, selezionare Documenti>Istat TurItWeb >Creazione file giornaliero. Si aprirà una finestra per la selezione del giorno da elaborare: selezionando la data, tutte le schedine Istat TurItWeb, elaborate per le prenotazioni che hanno quella stessa data di check-in, saranno raccolte in un unico file txt, da salvare sul proprio pc e poi da inviare tramite upload accedendo al portale Istat della propria provincia.

ALTRE AZIONI POSSIBILI SULLE SCHEDINE ISTAT TURITWEB

Il gestionale consente di elaborare variazioni o cancellazioni sulle schedine Istat TurItWeb.

Sulla schedina Istat, nella colonna Modalità, selezionare se si tratta di una Variazione o Eliminazione. Di default è sempre indicata la modalità Nuovo.

 

 

Elaborazione dei documenti in formato PDF

Per avere una copia in formato elettronico di tutti i documenti, ad es. per poterli inviare via email, è necessario installare sul proprio PC una “Stampante PDF”.

Si consigliamo di installare la stampante virtuale doPDF, compatibile con il software hgestionale e disponibile gratuitamente al seguente indirizzo http://www.dopdf.com/it/ (Convertitore pdf gratuito).

Cliccare sul pulsante scarica, salvare il file ed attendere il completamento del download. Per completare, aprire il file scaricato dopdf.exe ed eseguire l’installazione.

Il convertitore doPDF è, in questo modo, configurato sul proprio pc, come una stampante PDF e, nella finestra di stampa, comparirà nell’elenco delle stampanti installate. Prima di eseguire l’operazione di stampa, è necessario selezionarla e indicare la destinazione di salvataggio.

Anagrafica Clienti

Per gestire le anagrafiche dei clienti, visualizzare l'elenco dei clienti già registrati, accedere al menu Anagrafiche>Clienti.

La maschera di gestione elenca tutti i clienti registrati nel gestionale, anche durante la gestione di una prenotazione.

Con questa maschera è possibile:

Anagrafica Agenzie

Per gestire le prenotazioni tramite agenzie, è necessario inserire le anagrafiche delle agenzie con cui si collabora. Così sarà possibile visualizzare tutte le prenotazioni di una data agenzia.

Accedere al menu Anagrafiche>Agenzie, per aprire la finestra di gestione:

Anagrafica Ditte

Per associare una prenotazione ad una ditta, è necessario inserire le anagrafiche delle ditte. Accedere al menu Anagrafiche>Ditte:

Per l’inserimento di una nuova ditta, usare il comando “Nuovo” posto in basso a destra.

Per la modifica o l’eliminazione di una ditta, usare rispettivamente i tasti “Modifica” o “Cancella”.

Per la ricerca di una ditta, utilizzando la query di ricerca (posta in alto) è possibile filtrare i risultati anche per partita Iva.

Anagrafica Fornitori

Il gestionale consente di inserire i Fornitori e i costi sostenuti per ogni ordine fatto ad un fornitore.

Per inserire i fornitori, accedere al menu Anagrafica>Fornitori:

  1. Per inserire un nuovo fornitore: cliccare sul pulsante “Nuovo”;
  2. Per modificare un fornitore: selezionare il fornitore e cliccare su “Modifica”;
  3. Per eliminare un fornitore: selezionare il fornitore e cliccare su “Cancella”;
  4. Per stampare l'elenco dei costi di un fornitore: selezionare il fornitore e cliccare su “Stampa Costi”. Questa funzione permette di stampare tutti i costi sostenuti per gli ordini fatti ad un fornitore. 

Costi fornitori

CENTRO COSTI - COSTI FORNITORI

Dal menu principale selezionare Centro costi>Costi.

In questa sezione possono essere aggiunti tutti gli ordini riferiti ad un fornitore con indicazione di data, tipo e importo.

 

Scadenzario

E’ un registro su cui annotare le scadenze (anche contabili) che saranno ricordate con un alert.

1. Per inserire una scadenza, dal menu principale selezionare Utility>Scadenzario>Aggiungi. Inserire le informazioni richieste e salvare. Se inserite correttamente l’ora e la data, il sistema hgestionale lancerà un alert alla scadenza indicata

2. Per visualizzare l'elenco dei promemoria, modiifcare o cancellarne qualcuno, dal menu principale selezionare Utility>Scadenzario>Lista. Utilizzare i pulsanti Modifica, Cancella e Nuovo per eseguire le azioni desiderate.

 

Dem

E’ possibile inviare email a tutti i clienti che hanno soggiornato presso l’hotel e che hanno lasciato un indirizzo email.

Tutte le email inserite durante la prenotazione sono, infatti, archiviate e rese disponibili per attività di marketing e/o cura del cliente.

Inviare una comunicazione ai clienti potrebbe essere utile per:

CONFIGURAZIONE DEM

Dal menu a tendina DEM, selezionare configurazione. Quindi inserire le seguenti informazioni:

  1. Server smtp posta in uscita;
  2. Porta;
  3. Username e password.

Cliccare su Salva oppure su Test email per vedere se la configurazione è stata correttamente eseguita.

Per connessioni ad internet con Telecom Italia, i parametri da inserire sono:

CONFIGURAZIONE TEMPLATE EMAIL

E’ possibile configurare diversi template (modelli) di email da poter scegliere durante l’invio delle DEM.

Dal menu a tendina DEM, selezionare la sottovoce Template; quindi, nella maschera di gestione visualizzata, cliccare sul pulsante Nuovo.

Per creare un nuovo template email: inserire l’oggetto e il testo del messaggio (usare i campi standard Data arrivo, data partenza, nome cliente e cognome cliente), quindi cliccare su Salva.

INVIO EMAIL

Dal menu a tendina DEM, selezionare “Invio email”

Per inviare una DEM

  1. Inserire nel campo “Da” l’email dell’hotel
  2. Scegliere dal campo “A”, i destinatari
  3. Inserire l’Oggetto dell’email
  4. Selezionare il template email (se configurato) oppure inserire manualmente il testo del messaggio;
  5. Cliccare su Invia per inviare l’email.

I tasti “data arrivo” “data partenza” “nome cliente” “cognome cliente” se cliccati, popolano il testo del messaggio con i seguenti valori:

[data_arrivo] [data_partenza] [nome_cliente] [cognome_cliente]

che verranno poi sostituiti in fase di invio rispettivamente con: data di arrivo, data di partenza e nome e cognome del cliente.

Magazzino

Per avere una visione di insieme delle scorte in magazzino, aprire la maschera Gestione magazzino selezionando dal menu principale le voci Utility>Magazzino. 

Servirà prima configurare prodotti in magazzino e poi eseguire lo Scarico/Carico per ogni prodotto.

Il carico e lo scarico sono delle operazioni da eseguire manualmente che consentiranno di avere un riepilogo delle rimanenze in magazzino.

CONFIGURAZIONE PRODOTTI IN MAGAZZINO

Aprire la maschera di gestione del Magazzino selezionando dal menu Utility>Magazzino>Magazzino.

Per configurare un nuovo prodotto, usare il pulsante Nuovo (posto in basso a sinistra). Inserire il nome del prodotto e l’unità di misura. Cliccare su Salva.

Tutti i prodotti inseriti possono essere modificati e/o eliminati usando i tasti “Modifica” e “Cancella”.

CARICO/SCARICO

Ogni variazione di quantità di un prodotto deve essere indicata manualmente.

Selezionare la sottovoce Carico/Scarico dal menu Utility>Magazzino. Sarà visualizzata la maschera di gestione di Carico/Scarico dove inserire tutti i movimenti di Carico (acquisto) e Scarico (prodotti consumati).

Per inserire il Carico/Scarico di un prodotto, cliccare sul pulsante Nuovo. Inserire le informazioni richieste e cliccare su Salva.

Per modificare o eliminare un carico/scarico, usare i pulsanti Modifica o Cancella.

VISUALIZZARE LE RIMANENZE IN MAGAZZINO

Per visionare le quantità di ogni prodotto caricato/scaricato, aprire la maschera di gestione del magazzino (menu Utility>Magazzino>Magazzino): sarà visualizzato l'lenco dei prodotti con indicazione delle quantità rimanenti.

Consolidamento dati

E’ possibile eseguire una verifica generale sulle prenotazioni (es. se ci sono prenotazioni a cui mancano le anagrafiche occupanti), sulle fatture e sulle ricevute.

Dal menu selezionare Utility>Consolidamento

1. Selezionando la sottovoce Verifica Anagrafica prenotazioni, è eseguito un controllo sullo stato delle prenotazioni. Nel caso in cui per una o più prenotazioni non sono state inserite le anagrafiche degli occupanti, un messaggio riferirà di controllare le prenotazioni con l’ID indicato.

2. Selezionando la sottovoce Fatture o Ricevute, è eseguito un controllo sullo stato delle fatture oppure delle ricevute. Es.  nel caso in cui per una o più prenotazioni non sono state emesse le fatture/ricevute, un messaggio indica l'elenco degli id delle prenotazioni da verificare.

Esportare dati su Excel: Prenotazioni, Clienti, Fatture e Analisi dati (produzione giornaliera)

E’ possibile esportare su un file excell l'elenco delle prenotazioni mensili, le anagrafiche dei clienti e l'elenco delle fatture.

ESPORTARE LE PRENOTAZIONI

Dal menu selezionare Utility>Esporta dati>Prenotazioni. Selezionare il mese e cliccare su Ok: sarà esportato l'elenco delle prenotazioni per il mese selezionato con indicazioni di ID, check-in/check-out, riferimento, tipologia camera e tutte le altre informazioni di riepilogo (totale, acconto, provenienza, ecc.)

ESPORTARE LE ANAGRAFICHE  DEI CLIENTI

Dal menu selezionare Utility>Esporta dati>Clienti. Sarà esportato il file excel con l'elenco delle anagrafiche di tutti i clienti registrati sull'hotel gestionale.

ESPORTARE L'ELENCO DELLE FATTURE

Dal menu selezionare Utility>Esporta dati>Fatture. Selezionare il mese e cliccare su Ok. Sarà esportato il file excell con l'elenco delle fatture.

ESPORTARE L'ANALISI STATISTICA SUI DATI DELLE PRENOTAZIONI (es. rev-par)

Dal menu selezionare Yeld Management>Analisi dei dati. Selezionare il mese e cliccare su OK. Sarà esportato il file excell con il riepilogo dei dati sulle prenotazioni (es. numero di ospiti totali, numero di ospiti per camere, tariffe giornaliere, rev-par, ecc.). Vedi anche Yeld management

Calcoli vari: notti di soggiorno e tassa di soggiorno

E’ possibile avere un calcolo veloce sul numero mensile delle notti di soggiorno e sul totale mensile della tassa di soggiorno.

Dal menu, selezionare Utility/Calcoli vari/Calcolo notti di soggiorno oppure Calcolo tassa di soggiorno.

CALCOLO NOTTI DI SOGGIORNO

Dal menu, selezionare Utility>Calcoli vari>Calcolo notti di soggiorno. Si aprirà una maschera con il calcolo del numero di notti per numero di prenotazioni (mese e anno selezionabili):

Esempio:

Nel mese di maggio 2014 ci sono state n. 5 prenotazioni:

- n. 1 prenotazione con 4 notti di soggiorno

- n. 2 prenotazioni con 5 notti di soggiorno ciascuna

- n. 1 prenotazione con 3 notti di soggiorno

- n. 1 prenotazione con 10 notti di soggiorno

CALCOLO TASSA DI SOGGIORNO MENSILE

Dal menu, selezionare Utility/Calcoli vari>Calcolo tassa di soggiorno, si aprirà una schermata con il calcolo totale mensile della tassa di soggiorno (mese e anno selezionabili).

Gestione lavanderia esterna

La gestione della lavanderia esterna dell'Hotel Gestionale consente di ottenere la previsione giornaliera di biancheria disponibile in magazzino.

Prima di ottenere il calcolo previsionale, è necessario configurare la tipologia di biancheria per tipologia di camera (vedi cap.1 – configurazione camere).

Il calcolo sulla biancheria dell'Hotel Gestionale:

- è una previsione sulle quantità disponibili in lavanderia

- segue la configurazione della tipologia di camera (cap. 1)

- non segue il numero di persone delle prenotazioni

- è un calcolo automatico.

Funzionamento

Per ottenere il calcolo automatico previsionale della biancheria disponibile, seguire i seguenti passaggi:

Step 1: Caricare ordine lavanderia. Dal menu principale selezionare Utility>Gestione lavanderia esterna>Carica ordine lavanderia. Quindi cliccare sul pulsante Nuovo.

Inserire i dati richiesti:

- Data di carico

- Quantità caricata per tipologia di biancheria, a scelta tra:

Cliccare su Salva.

La procedura deve essere ripetuta per ogni capo di biancheria. 

Step 2: Verificare la situazione lavanderia. Dal menu selezionare Utility>Gestione lavanderia esterna>Situazione lavanderia. Selezionare il giorno per cui si vuole ottenere la previsione sulla biancheria e cliccare su Cerca.

E’ indicata una lista con indicazione delle quantità disponibili per ogni tipologia di biancheria.

Casi particolari: alcune eccezioni di fuzionamento

Esistono tre eccezioni per le quali il calcolo previsionale di biancheria non sarà correttamente ed automaticamente calcolato; queste eccezioni riguardano solo le tipologie Lenzuolo e copriletto e le tipologie di camera Tripla e Quadrupla.

Qui di seguito l'elenco dei casi particolari (dove il conteggio lenzuolo e copriletto non rispecchia quello impostato nella configurazione della tipologia di camera) sono:

- Camera Tripla (1 matrimoniale + 1 singolo):

Persone

 Consumo

1

 1 lenzuolo singolo, 1 copriletto singolo

2

1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale

3

1 lenzuolo matrimoniale, 1 lenzuolo sing.+ 1 lenzuolo matrimoniale, 1 lenzuolo singolo

Camera Quadrupla (2 matrimoniali):

Persone

Consumo

1

1 lenzuolo matrimoniale 1 copriletto matrimoniale

2

1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale

3

2 lenzuola matrimoniale, 2 copriletto matrimoniali

4

2 lenzuolo matrimoniali, 2 copriletto matrimoniali

- Camera Quadrupla (1 matrimoniale + 2 singoli):

Persone

Consumo

1

1 lenzuolo singolo, 1 copriletto singolo

2

2 lenzuolo singolo, 2 copriletto singolo

3

1 lenzuolo singolo, 1 copriletto singolo 1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale

4

2 lenzuolo singolo, 2 copriletto singolo 1 lenzuolo matrimoniale, 1 copriletto matrimoniale

 

Visualizzare il planning online

La funzione Aggiorna planning online consente di avere sempre a portata di click il planning, visualizzandolo su qualsiasi dispositivo (mobile o fisso) connesso ad internet.

E’ possibile, infatti, esportare il planning dal gestionale su un server online per essere consultabile  24/24 ore.

La funzione deve essere richiesta ed acquistata a parte e una volta attivata, sarà fornito un link personalizzato.

AGGIORNA PLANNING ONLINE

Dopo aver richiesto l'attivazione della funzione, dal menu principale selezionare Utility>Aggiorna planning online. Sarà creata automaticamente una versione aggiornata del planning.

Per visualizzare il planning online, bisogna collegarsi al link fornito.

Nota. Il link permette solo di visualizzare il planning e non anche di modificarlo online.

La funzione Aggiorna planning online dovrà essere eseguita tutte le volte vengano inserite nuove prenotazioni.

 

Statistiche di vendita

STATISTICHE DI VENDITA

Per elaborare le statistiche di vendita, dal menu selezionare Yeld management>Statistiche di vendita.

L’elaborazione della statistica è grafica. 

Si possono ottenere le seguenti statistiche di vendita:

In automatico è visualizzata la statistica dei ricavi delle prenotazione per anno.

Per cambiare la tipologia di statistica, usare i comandi disposti in alto a sinistra (tipologia ed anno) e cliccare su Cambia.

E’ possibile stampare, cliccando sul tasto Stampa.

 

Andamento generale

ANDAMENTO GENERALE

Per ottenere una previsione sull’andamento generale dei costi e dei guadagni del mese corrente: dal menu Yeld management, selezionare la voce Andamento generale

 

Analisi dei dati – Produzione giornaliera

Per ottenere un’analisi della produzione giornaliera, è possibile esportare un file excell per l’elaborazione dei dati su base mensile.

Dal menu Yeld Managment, selezionare Analisi dei dati e scegliere il mese da elaborare. I dati saranno esportati su un file Excell da salvare sul proprio pc.

 

Sincronizzazione booking online

E’ possibile sincronizzare HotelGestionale sia con il software di booking online “Phpbookinghotel” (www.phpbookinghotel.com), sia con il software Channel Manager Hotel.bb (www.channel-manager.it).

Nota. Chi utilizza sia il PHPBooking sia il channel manager Hotel.bb deve creare la sincronizzazione solo tra HotelGestionale e Channel Manager (perché il Php Booking sarà collegato direttamente al channel manager). 

SINCRONIZZAZIONE CON PHPBOOKING

La sincronizzazione consiste nel far dialogare i due software per poi poter correttamente scaricare sul gestionale le prenotazioni ricevute online.

Occorre, dunque, eseguire l’importazione dei dati dal phpbooking (download delle tipologie di camere, dei trattamenti e dei servizi). Poi eseguire l’associazione dei dati del phpbooking con quelli del gestionale.

Per la sincronizzazione, seguire la seguente procedura.

1. Dal menu principale del gestionale, selezionare Utility>Booking on line>Sincronizzazione booking

2. Nel riquadro Booking XML, incollare il link al proprio Phpbooking (ad es. http://www.hoteldiprova.it/booking/) e cliccare su Salva. Lasciare vuoti i campi Id Struttura Secret key.

3. Importare i dati dal PHPBooking (pulsante Importa): sotto i riquadri Trattamenti, Servizi aggiuntivi e Tipologie di camere c'è il pulsante Importa. Cliccare sul pulsante Importa delle Tipologie di camere ed attendere il download delle camere dal booking.

Ripetere la procedura per i servizi aggiuntivi e trattamenti qualora anche questi sono stati configurati sul php booking.

Nota. Se i riquadri restano vuoti, significa che sul phpbooking non sono stati ancora configurati i trattamenti/tipologie di camere/servizi aggiuntivi. Per una corretta sincronizzazione, è necessario configurare sul phpbooking almeno le tipologie di camere (servizi aggiuntivi e trattamenti non sono necessari).

4. Associare i dati scaricati (pulsante Associa): eseguire l’associazione delle tipologie di camere, dei trattamenti, dei servizi aggiuntivi per collegare i dati del phpbooking (scaricati) con quelli del gestionale.

Nel riquadro camere, selezionare, una per volta, le camere scaricate e cliccare sul pulsante AssociaSi apre una maschera più piccola in cui si chiede di scegliere la camera del gestionale da associare e cliccare su Salva.

Ripetere l'operazione per i trattamenti e i servizi aggiuntivi (se scaricati).

Nota. Le opzioni di associazione che compaiono nella tendina corrispondono alle opzioni configurate sul gestionale.

5. E’ possibile resettare la sincronizzazione di ogni riquadro, cliccando sul corrispondente pulsante “Setta a zero”: in questo modo i dati importati saranno eliminati.

SCARICARE LE PRENOTAZIONI ONLINE

Solo dopo aver fatto la sincronizzazione, è possibile scaricare le prenotazioni del PHPbooking sul gestionale.

Il download delle prenotazioni non è automatico; è necessario eseguire l’operazione manuale di Scarico prenotazioni.

Dal menu principale selezionare Utility>Booking on line>Scarica Prenotazioni: si avvia il processo di download delle prenotazioni.

Tutte le prenotazioni scaricate sono registrate sul gestionale, non ancora visibili sul planning, ma saranno indicate sull'elenco delle prenotazioni (menu Prenotazioni>Elenco prenotazioni: identificate per la colonna camere che ha valore zero) oppure delle Camere non assegnate (menu Prenotazioni>Camere non assegnate).

Per essere visualizzate sul planning, è necessario assegnare il numero di camera tramite procedura di modifica delle prenotazioni (vedi cap. 2).

GESTIRE LE DESIPONIBILITA', LE TARIFFE E IL MINIMUM STAY

La sincronizzazione consente di gestire le disponibilità, le tariffe e il minimum stay del booking online direttamente dal gestionale, senza la necessità di accedere al back-office del booking on line.

1. Vedere le tariffe e le disponibilità

Dal menu principale selezionare Utility>Booking online>Vedi dispo e tariffe.

E’ visualizzata una finestra che riepiloga le tariffe e le disponibilità online.

2. Modificare il minimum stay

Dal menu principale selezionare Utility>Booking online>Modifica minimum stay.

La finestra visualizzata consente di modificare, direttamente sul booking on line, il minimum stay per il periodo e la camera selezionati:

Modificare disponibilità e tariffe

Dal menu, selezionare Utility>Booking on lineModifica disponibilità e tariffe.

La finestra visualizzata consente di modificare la disponibilità e le tariffe del booking online, direttamente dal gestionale.

 

Sincronizzazione con channel manager Hotel.bb

Hotel Gestionale può essere sincronizzato con il software channel manager sviluppato da Hotel.bb.

Dal gestionale si possono sia aggiornare le tariffe e le disponibilità, sia scaricare le prenotazioni provenienti da tutti i canali collegati.

Per eseguire la sincronizzazione tra i due software è necessario prima fare la configurazione generale (inserimento API channel manager e associazione dei portali), poi l'associazione tra le tipologine di camere del channel manager e quelle del gestionale.

CONFIGURAZIONE API DEL CHANNEL MANAGER E ASSOCIAZIONE DEI PORTALI 

Dal menu principale, selezionare Utility>Channel Manager>Configurazione generale.

1. Inserire Username, Password e Property Code fornite e cliccare sul pulsante Salva. La finestra si chiude.

2. Aprire di nuovo la finestra da Utility>Channel Manager>Configurazione generale e cliccare sul pulsante Sincronizza portali. Sarà scaricato l’elenco dei portali collegati al channel manager.

3. Eseguire l’associazione tra i portali CM (scaricati dal channel manager) e i portali GEST (corrispondenti ai canali di provenienza configurati sul gestionale). Cliccare su un portale CM alla volta e cliccare sul pulsante Associa, quindi selezionare l'opzione corrispondente e Salva. Ripetere l'operazione per tutti i portali CM.

4. Impostare l’eventuale numero massimo di camere in vendita e l’incremento di prezzo nel caso di allotment, altrimenti lasciare vuoto.

5. Cliccare sul pulsante Salva.

SINCRONIZZARE LE CAMERE DEI PORTALI CON LE CAMERE DEL GESTIONALE

Dopo l'associazione dei portali, si procede con l'associazione tra le camere GEST (tipologie di camere configurate sul gestionale) e le camere CM (tipologie camere del channel manager).

Dal menu principale, selezionare Utility>Channel Manager>Configurazione camere portali.

1. Cliccare su Sincronizza camere per scaricare l’elenco delle camere del channel manager.

2. Cliccare sul pulsante Associa per associare ogni camera CM (del channel manager) con la corrispondente camera GEST (tipologia di camera del gestionale).

DOWNLOAD DELLE PRENOTAZIONI DA CHANNEL

Per scaricare le prenotazioni del channel manager, dal menu principale selezionare Utility>Channel Manager> Scarica prenotazioni, quindi scegliere la data. Si avvierà il download delle prenotazioni. 

Al termine, un messaggio comunicherà l’avvenuto download delle prenotazioni. Cliccando su ok, in automatico si aprirà la finestra per la gestione delle prenotazioni. Per ogni prenotazione scaricata, assegnare il numero di camera (per visualizzarle sul planning).

Nota. Le prenotazioni possono essere scaricate solo giorno per giorno, selezionando la data di interesse. Tutte le prenotazioni scaricate necessitano l'assegnazione del numero di camera, perchè il download avviene solo per "tipologia di camera".

AGGIORNAMENTO TARIFFE E DISPONIBILITA'

Dal gestionale è anche possibile aggiornare sia le tariffe, sia le disponibilità delle camere del channel manager. L'aggiornamento non è automatico, ciò significa che ogni variazione del planning non sarà automaticamente letta ed inviata al channel manager. Bisognerà sempre eseguire l'input di aggiornamento manualmente dal gestionale o dal channel manager.

Dal menu principale, selezionare Utility>Aggiorna Tableau. Inserire l’intervallo di date da aggiornare, gli altri dati richiesti e cliccare su Aggiorna.

Opzioni disponibili:

 

Download della versione aggiornata

Prima di eseguire l'aggiornamento, a titolo di sicurezza suggeriamo di fare una copia di back-up del software, 

E’ sempre disponibile una versione aggiornata del software sul sito web ufficiale del prodotto, ai seguenti indirizzi:

Sistema operativo Windows: http://www.hotelgestionale.it/demo/hgestionalewin.zip

Sistema operativo Macintosh: http://www.hotelgestionale.it/demo/hgestionale.zip

 

Versione Mono - Applicazione degli aggiornamenti

 

**A titolo di sicurezza suggeriamo di fare una copia della cartella contenente l’Hgestionale in uso.**

 

L’aggiornamento consta di tre passaggi molto semplici:

STEP 1: SCARICARE LA VERSIONE AGGIORNATA

Scaricare l’ultima versione disponibile dai percorsi indicati e salvare tutti i file scaricati in una nuova cartella che chiamerete ad es. “hgestionale_nuovo”.

STEP 2: SOSTITUZIONE DEL FILE ESEGUIBILE

Con la nuova versione è stato scaricato anche un nuovo file eseguibile (il file "a cartella" hgestionale.exe ).

Usare i comandi copia/incolla per eseguire quanto qui di seguito indicato:

1. Aprire la cartella hgestionale scaricata contenente la nuova versione del software e “copiare” il file “hgestionale.exe” (file a cartella), quindi chiudere la cartella;

2. Aprire la cartella con la versione del gestionale in uso (quella vecchia) ed incollare il (nuovo) file “hgestionale.exe” per sostituire quello esistente.

(Quest’ultimo file dovrà sostituire quello esistente: dunque, nella finestra di dialogo del pc acconsentire alla sostituzione del file)

3. Eliminare la cartella del gestionale scaricata (perchè non serve più, contiene un database nuovo e potrebbe generare confusioni).

STEP 3: LANCIARE IL GESTIONALE E INSERIRE LE STRINGHE DI AGGIORNAMENTO

Lanciare il gestionale (il nuovo file eseguibile che ha sostituito il vecchio, contenuto nella cartella di installazione del gestionale in uso) ed inserire gli stessi dati di accesso.

Quindi cliccare sulla voce di menu Configurazione>Aggiornamento database.

Per completare l’aggiornamento, inserire le stringhe di aggiornamento e cliccare su Esegui aggiornamento.

STRINGHE DI AGGIORNAMENTO

Le stringhe di aggiornamento sono disponibili accedendo alla propria area riservata (http://ordini.persefone.it), sotto la voce Aggiornamenti.

Per completare correttamente l’aggiornamento, è necessario copiare ed incollare le stringhe nella maschera e cliccare su Esegui aggiornamento.

Versione Rete - Applicazione degli aggiornamenti

1. Aprire dal pannello xampp, il phpmyadmin cliccando sul bottone sotto indicato:

 

2. Selezionare il database dell’hotel gestionale e cliccare sulla tab sql:

 

3. Incollare le stringhe di aggiornamento che sono presenti nell’area riservata, all’indirizzo: http://ordini.persefone.it e cliccare su Esegui.

La figura mostra un esempio di istruzioni sql di aggiornamento:

Configurazione hotel

Alla voce di menu configurazione -> hotel è necessario compilare tutti i dati richiesti:

 

 

 

Compilazione fattura

Quando si crea una fattura si deve indicare il codice sdi o l'indirizzo pec, e tutti i dati dell'intestatario (compreso il codice fiscale)

Creazione xml

Dopo aver creato la fattura si esporta il file xml e si carica nel programma di fatturazione

Backup dati su cloud

Per effettuare il backup dei dati occorre cliccare sul tasto rosso backup

 



stampa guida